5 hábitos sencillos para mejorar la productividad personal

5 hábitos sencillos para mejorar la productividad personal5 hábitos sencillos para mejorar la productividad personal.- Este es un artículo sobre productividad, así que iré directamente al grano. Te aseguro que si consigues adquirir estos 5 sencillos hábitos para mejorar la productividad personal tu vida cambiará.

Creerás que exagero si te digo que incluso serás más feliz, pero no lo hago, es pura lógica. Todos nos sentimos realizados cuando conseguimos los objetivos que nos planteamos. Por contra, cuando no lo hacemos nos frustramos.

Cuando hablamos de «pequeños objetivos» u objetivos diarios esta mini-frustración puede llegar a ser perversa porque se acumula sutilmente en nuestra psique sin despertar atención. No nos percatamos de su influencia, pero puede llegar a impactar muy negativamente y de forma sigilosa en nuestro deambular diario profesional y personal. 

5 hábitos para mejorar la productividad personal

1º) No leas emails hasta el final de la mañana

Este quizá es el hábito que más me ha cambiado y quizá uno de los que más contribuye a mejorar la productividad personal. Desde que lo practico me siento otro. Y de verdad, el mundo no es peor ni se encuentra desatendido desde que este servidor solo lee el email dos veces al día, una al final de la mañana y otra justo 15 minutos antes de echar el cierre e irme a casa. 

Si hay una urgencia de verdad en tu entorno profesional o personal no te preocupes, te llamarán por teléfono. Una mención en Twitter no es urgente, y que te leas el artículo sobre niños que te envía tu mujer tampoco, bueno… ejem, ejem…

El instinto que nos lleva a abrir el email nada más llegar al trabajo no tiene nada que ver con la responsabilidad, sino con la curiosidad. Porque en realidad casi nunca resolvemos o procesamos todo lo que tenemos en el inbox, solo sobrevolamos la bandeja de entrada para saciar ese insano ego que siempre espera un importantísimo email. Y lo peor de todo es que seguimos con el email abierto todo el día. Todo el día esperando…

2º) Tu primera tarea del día ha de ser la más importante

Este hábito, y en realidad casi todo lo que sé y utilizo sobre productividad personal, lo aprendí leyendo a Berto Pena en Think Wasabi. En concreto, realizar tu tarea más importante al inicio del día es una de las medidas en las que más insiste el Sr. Pena para mejorar la productividad personal. Y no me extraña, los beneficios son múltiples:

  • A primera hora la concentración y la energía están en su punto más alto del día.
  • Es cuando menos marrones te caerán, luego será imposible evitarlos y no dispondrás del tiempo que ahora tienes.
  • Menos distracciones. Todavía no ha empezado a sonar el teléfono.
  • Si la completas o avanzas lo suficiente te dará energía para el resto del día.

Atacar la tarea clave del día antes de pensar en otra cosa tiene una influencia capital a la hora de mejorar la productividad personal, pero aunque parezca sencillo, no lo es tanto. Cuando te sientas a primera hora en tu puesto de trabajo tienes todo el día por delante. Te encuentras fresco, pero ocioso. Sientes la imperiosa necesidad de analizar  la peli de anoche o el partido que ganó tu equipo, rajar del jefe antes de que llegue, o ver un momentito el Facebook a ver si alguien ha comentado la foto que colgaste ayer.

No es fácil sentarse y directamente ponerse a currar en lo más importante que tienes que hacer hoy. Por eso no debes subestimar ni el potencial de este hábito ni la dificultad de adquirirlo. Tómatelo muy en serio, la recompensa merece la pena. 

3º) Acepta la monotarea en tu vida

Nuevamente me siento tentado a decirte que este hábito sí que ha cambiado mi vida, pero es que todos, cualquiera de los 5, podrían encajar esa frase. Y si consigues adquirir y trabajar con los cinco hábitos, mejorar la productividad personal no tendrá valor frente a cómo te sentirás. 

A mi parecer, la multitarea es el mayor virus que han traído los ordenadores a nuestras vidas. Es una lacra, un engaño, una estafa —no estoy hablando de política.

Permíteme una pequeña broma. El banner que ves a continuación es una incongruencia en toda regla. Si te sientes tentado a hacer clic en «Quiero suscribirme», no seré yo quien te diga que no lo hagas. Pero en realidad, si eres un verdadero amante de la monotarea, NO deberías hacerlo, al menos ahora deberías seguir concentrado únicamente en la lectura. 

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No olvides hacerlo luego 😉

Creemos que somos más productivos por tener varios programas corriendo al mismo tiempo mientras respondemos al teléfono, escribimos y pegamos un post it y enviamos un whatsapp. NO, NO, y NO. Sé que no te convencerás hasta que practiques la monotarea, pero hazte un favor, pruébalo/a.

Voy a recomendarte, cómo no, otro artículo de Berto Pena sobre cómo la monotarea mejorará tu productividad personal, en él encontrarás las razones y beneficios de centrarte en una sola cosa. Yo te lo resumo, la gran virtud de la monotarea es que maximiza la ATENCIÓN, cosa que no es fácil en un mundo lleno de distracciones.  

4º) Protégete contra las distracciones

Elimina de tu vida, al menos dentro de tu horario laboral, todo tipo de distracciones o notificaciones si realmente quieres mejorar la productividad personal. Como ya has leído la gran virtud de la monotarea radica en centrar y mantener tu atención en la tarea que estás realizando, para que esto se cumpla has de  eliminar cualquier distracción externa. 

Mientras estás realizando tu tarea clave —recuerda, al principio del día— has de ser si cabe más radical. Ni una sola distracción, fuera teléfono, cierra la puerta del despacho a cal y canto, mantén abierto solo el software que utilices y encima de la mesa lo estrictamente necesario. 

Salvo casos puntuales, sobre todo relacionados con atención al cliente, no es necesario enterarse de la mención en Twitter, Facebook o Google+ en tiempo real. Con revisar tus redes sociales en determinados momentos al día —pautados de antemano— será suficiente. Un consejo, durante las tareas importantes… «teléfono y distracciones totalmente off»; durante el resto del horario laboral… «datos móviles off».

5º) Utiliza una buena gestión de tareas y eventos

Para que todo tu sistema de productividad personal funcione es necesario planificar con antelación —valga la redundancia—. Suelo planificar y revisar las semanas en domingo, y las tareas y eventos diarios los planifico y reviso el día anterior antes de acostarme. Utilizo fundamentalmente dos apps

  • Any.do para gestionar las tareas en el iPhone, también tiene versión Android y extensión para Chrome. Me resulta muy cómoda. Es una aplicación minimalista y gratuita.
  • Cal | Calendar by Any.do. Es el calendario de Any.do. Se sincroniza perfectamente con las tareas y en una sola app puedes tener una visión completa, tareas + eventos, de lo que te deparará el día. Al igual que Any.do se trata de una app estéticamente muy lograda, interacciona con Google Maps y con los calendarios de Google

El mismísimo Berto Pena está detrás de otra app que espero con impaciencia: Hightrack. Esta aplicación, aparte de contar con los conocimientos del archimencionado Sr. Pena, es la primera app que integra de forma efectiva el calendario en un gestor de tareas. Ya tenemos versión gratuita y premium para iPhone, pero de momento da bastantes problemas. 

Aparte de todo esto, todas las mañanas antes de comenzar, me siento, pienso, abro Any.do —que ya me ha recordado automáticamente a las 7:30AM las tareas que tengo para hoy— y vuelvo a revisar la lista de tareas. Las traslado a un papel sectorizado como el de la imagen del principio, apago el móvil y empiezo el día. 

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12 Responses to 5 hábitos sencillos para mejorar la productividad personal

  1. Alfonso 29/01/2014 at 09:54 #

    Orlando, tienes que probar facilethings.com de Francisco Sáez. Cierto que es muy, muy GTD; pero para mí, que utilizo dicha metodología, me va muy bien.
    Hightrack, de Berto, con muchos problemas y sobre todo, poco útil cuando los proyectos conllevan muchas tareas.
    Como nos tenemos que tomar un café un día de estos, te cuento mi experiencia con varias de estas herramientas (reconozco que no he probado Any.do)

    • Orlando Cotado 29/01/2014 at 13:31 #

      OK, pues queda pendiente ese café.
      Si requieres proyectos con muchas subtareas probablemente Any.do tampoco te encaje.
      Salu2.

  2. José Antonio Bayona Medina 01/02/2014 at 21:28 #

    Gracias por esta valiosa información. No obstante, existen algunos trabajos como los de teletrabajo (freelancing) que exigen tener el email corporativo abierto. Pregunta: ¿Cómo podría controlar esto?
    Como aporte dejo 2 herramientas que utiliza en mi día laboral:

    1) Intervals: Administrador de tiempos y tareas. http://www.myintervals.com
    2) Cooktimer: Cronómetro para tareas. https://code.google.com/p/cooktimer/

    Espero también servir al objetivo.

    Un abrazo.

    • Orlando Cotado 02/02/2014 at 12:57 #

      Gracias José Antonio. Totalmente de acuerdo. Esto no es una ‘biblia’ sino un concepto que cada cual debe adaptar a su ocupación.

      Precisamente estoy preparando otro post (la segunda parte de este) sobre ‘productividad personal para débiles’ (entiéndase débil como antónimo de fuerza de voluntad). El post recopilará herramientas como las que describes para, si Mahoma no va a la montaña, que la montaña… ya me entiendes.

      Salu2 y gracias por pasarte por aquí.

  3. Daniela 03/07/2014 at 12:44 #

    Hice un plan con http://www.samastah.com diseñado por Jeroen Sangers del Canasto sobre la productividad personal y lo recomiendo a ciegas. Buen precio, fácil de hacer y muy bien documentado. Aquí os dejo el enlace: http://www.samastah.com/21dias/pack/ver/9/gestion-del-tiempo-y-las-interrupciones

  4. A. 16/04/2015 at 17:52 #

    Hola, he leido el post. Estoy de acuerdo, y me parece un acierto el asunto del Any.Do. Pero…personalmente he de recomendar “Swipes”, con versión en Android e IOS y su modo “Focus”.
    También puedes posponer facilmente.
    Todo un descubrimiento que ha cambiado mi vida.
    He sido una persona procrastinadora, estresada, quizás un poco TOC, y esto es lo mejor que he encontrado.
    Saludos¡

    • Orlando Cotado 17/04/2015 at 09:49 #

      Bueno, ha pasado tiempo desde que escribí el post. No conozco Swipes, pero yo ahora utilizo Nozbe, y estoy encantado.

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