El mejor truco de productividad personal jamás contado

Lo que te voy a contar a continuación es el mejor consejo sobre productividad personal que he recibido en mi vida. Y es muy simple. Si en tu trabajo diario utilizas ordenadores sabrás muy bien de que estoy hablando.

Se trata de eliminar de raíz dos grandes vicios del trabajador o empresario: el mal uso del mail, y las notificaciones. Ya se que estás pensando. “Este hombre se ha vuelto loco. Si yo vivo del mail, tengo que estar permanentemente conectado. En la oficina y en el móvil”.

¿Seguro que tienes que tienes que estar permanentemente conectado?

Dicen que lo primero que hace una persona nada más salir de casa es palparse el bolsillo para comprobar que lleva las llaves y el móvil. Yo me atrevería a añadir que lo primero que hace una persona cuando llega a su puesto de trabajo es descargarse el mail. Error, grave error. Leer toda la ristra de mails nada más llegar al trabajo te condiciona el resto del día. Debes tener tu jornada perfectamente planificada. Y si lees el mail antes de empezar cambiarás el orden del día y variarás tus prioridades. Y es muy probable que estés cambiando lo urgente por lo importante. Repito: grave error de productividad. Debes hacer primero lo importante y luego lo urgente, tal como tenías planificado. 

Productividad personal: elimina el mail a primera hora y las notificaciones.

Permíteme un pequeño consejo: Programa dos horas al día para leer el mail, y NUNCA leas tu correo a primera hora. Yo leo mi correo a última hora de la mañana y a última hora de la tarde, una vez he acabado mis tareas. Respondo los mails que así lo requieren, archivo, borro, hago llamadas, etc, pero sólo dos veces al día y una vez acabadas mis tareas.

Es fácil entender que lo que se pretende con esto es disminuir las distracciones y aumentar la concentración en las tareas que estamos realizando. Para conseguir aumentar la concentración y por ende la productividad personal es básico eliminar las interrupciones o notificaciones.

Hay cierto tipo de interrupciones que será difícil erradicar como las órdenes continuas de tu jefe o el incesante ring ring del teléfono, pero con otras si podrás hacer algo. Elimina de tu ordenador todo artefacto, aplicación, widget, notificaciones push, etc, que pueda distraerte o interrumpirte. Véase “tienes un mail en la bandeja de entrada”, “tu amigo menganito se encuentra en el chat”, “fulanito ha comentado tu publicación”, “@ofcotado te ha mencionado”,  “tienes una solicitud de amistad”, “última hora: el Madrid ficha al mejor futbolista del mundo”, etc. Casi nada, repito, casi nada es tan urgente como para no poder esperar a última hora de la mañana o de la tarde. Claro esta que quien mejor conoce tu trabajo eres tu mismo. No tienes porque tomarlo al pie de la letra. Es posible que estas directrices sean imposibles de adoptar en tu vida laboral, pero seguro que encuentras aplicación al mensaje que transmiten.

Ah, se me olvidaba, las llamadas telefónicas son otra lacra de la productividad empresarial y personal. Tu mismo, quizá también puedan esperar a última hora. 

Como este blog va de cometer errores y aprender con ellos, te confieso que yo en este sentido los he cometido todos, sobre todo con el mail, y algún que otro notificador de Twitter… Pero solo aplicando estos dos sencillos consejos me ha cambiado la vida. Utilizo alguna herramienta más como temporizadores para Chrome, bloqueadores temporales de URL, ToDo, etc… pero de esto hablaremos en otros post.

Espero verte de nuevo por aquí. Gracias por leerme. Y recuerda, si te ha gustado esta entrada, ¡Compártela!

Imagen: Flickr. Usuario ‘opacity’

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11 Responses to El mejor truco de productividad personal jamás contado

  1. JC 17/11/2011 at 16:08 #

    Hmmm. Tu punto es interesante, pero tal vez tu día “si” deba ser modificado por un mensaje recibido. Podrías perder un negocio importante, o no responder una necesidad urgente de tu jefe. Si coincido que debes mirar primero tu panorama diario, y luego pasar al procesamiento de correos, pero ambas cosas hoy se imbrican.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com
    Ultima Nota: Planificación y Organización – Dos caras de una misma Moneda

    • Orlando Cotado 17/11/2011 at 16:23 #

      Gracias por tu comentario JC.
      Como bien dices, tal vez tu “día” se modifique al leer los mails, y eso, en términos generales, es lo que no debe suceder. Claro esta que cada uno sabe a qué se dedica y cómo debe desarrollar su trabajo, seguramente este método no se puede aplicar a todas las “jornadas laborales”, pero es un buen punto de partida como filosofía.
      De la segunda parte de tu comentario permíteme que discrepe. Casi con total seguridad no perderás un gran negocio por no responder a un mail hasta última hora de la mañana o de la tarde. Respecto a tu jefe, tanto él como tu valoraréis la eficacia y ambos debéis saber que es Urgente, que es importante y adecuar vuestra forma de actuar a ello.
      De todas formas, no lo tomes al pie de la letra, lo importante, como decía aquel… es el concepto.
      Un saludo.

  2. AlbertoB 23/02/2012 at 20:16 #

    No puedo estar del todo de acuerdo contigo. Soy freelance, y dependo mucho del correo. No mirarlo a primera hora, puede obligarme a repetir el trabajo de una mañana entera, si ha habido cambios en un proyecto y no me he informado al respecto.

    Eso sí, lo que a mí me ha ayudado a mejorar mi productividad ha sido un programa que se llama workmeter. Si podéis echarle un vistazo os lo recomiendo.

    • ofcotado 24/02/2012 at 11:42 #

      Gracias por comentar Alberto, evidentemente cada cada trabajo y cada persona es un mundo, y todo tenemos que adaptarlo.
      Lo que se comenta en este post es una idea general sobre un concepto que a mi me parece primordial. Si en tu trabajo lo más efectivo es leer el mail a primera hora, pues adelante, no seré yo quien te diga que es un error productivo.
      Pero de lo que puedes estar seguro es de que, en cualquier caso, mantener el mail abierto mientras trabajas, es un grave error.
      Lo ideal sería no depender del mail en tiempo real para desarrollar tu trabajo diario, si no se puede, yo disminuiría al máximo las “conexiones” al mismo.
      Un saludo.

      • AlbertoB 25/02/2012 at 09:59 #

        Gracias por los consejos Orlando. A ver, trataré de ordenarme de otro modo, pero hay cosas que sí las trabajo en tiempo real, en el mundo del diseño, los clientes son los primeros que tienen ‘ideas’ en los momentos más inoportunos, y te las cuentan por mail a cualquier hora. Creo que lo que intentaré es hacer una pausa para mirar el correo cada hora y media, y no tenerlo siempre abierto. Si hay cambios, la pérdida es inferior.

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